Comment choisir son wedding planner ?

Il y a 10 ans, je rêvais d’organiser de beaux mariages. Et puis, l’envie a été plus forte que tout. J’ai cédé à l’appel du mariage. Durant 7 ans, j’ai tant appris sur ce beau métier. Un travail de fourmi, méthodique, personnalisé qui demande patience et abnégation.

Plus d’une centaine de mariages organisés et nécessairement une expertise de plus en plus pointue. Une expertise qui m’amène aujourd’hui à vous soumettre quelques conseils pour bien choisir votre wedding-planner…

Comment choisir son wedding-planner ?

Pour ceux qui font le choix de faire appel à un professionnel, la tâche sera plus douce. Du moins, dans la plupart des cas. Car faire appel à un professionnel de l’organisation nécessite un certain lâcher prise. Non pas un renoncement car il s’agit bien de votre mariage et non celui de votre organisateur. Mais il faudra lui faire confiance. Votre wedding-planner n’est ni un exécutant-esclave, ni une diva psychorigide. C’est un professionnel qui doit analyser vos besoins et vos attentes, afin d’être force de proposition dans tous vos choix. Le respect mutuel sera la base de votre relation. Vous formerez ainsi une équipe solide où l’échange et l’écoute seront les mots d’ordre. De même, le wedding-planner n’impose rien au couple, il suggère. En s’appuyant sur son réseau, son expérience et ses trouvailles, il vous amènera à faire les bons choix en phase avec votre sensibilité et votre budget.

N’oubliez pas que votre wedding-planner vous accompagnera tout au long de vos préparatifs. D’où la nécessité de prendre le temps de bien le choisir. Si feeling n’y est pas, inutile de donner suite. De même, chaque agence a son univers artistique, donc prenez le temps de bien sélectionner celles qui vous ressemblent. Vous gagnerez en temps et en efficacité.

Comment choisir son wedding-planner © Baptiste Hauville

Quel est le rôle du wedding-planner ?

Vous faites appel à un prestataire de services qui vous accompagnera dans toutes les étapes clés de votre organisation. Son rôle sera de :

• Vous guider et vous conseiller : Chaque couple qui se lance dans l’aventure du mariage se pose tous un tas de questions et c’est bien normal, on ne se marie pas tous les jours :) Grâce à sa sensibilité et son expérience, votre wedding-planner vous apportera sans aucun doute ses lumières et une bonne dose de réconfort.
• Identifier les prestataires adaptés : Chaque mariage est empreint de la personnalité des mariés. Charge au wedding-planner de bien « profiler » les attentes de chacun et de sélectionner en fonction un nombre limité et pertinent de prestataires. Selon la teinte que vous souhaitez donner au mariage et le budget que vous souhaitez y consacrer, le wedding-planner devra vous proposer une sélection pointue. Inutile de vous proposer 15 devis par typologie de prestataires, s’ils ne sont pas en adéquation avec vos critères. Le choix est primordial mais les coups de coeur sont rares. À nous de rendre ça possible sans vous perdre en route :)
• Planifier les rendez-vous avec chaque prestataire : Il est primordial de créer des rencontres entre les mariés et chaque professionnel du mariage. Et surtout que votre choix se fasse au feeling. Si vous faites confiance au professionnalisme de chacun, vous arriverez à lâcher prise le Jour J et vous en profiterez d’autant plus.
• S’assurer de la contractualisation de chaque prestation : Chaque prestation doit faire l’objet d’un contrat engageant les deux parties, c’est nécessaire et une garantie pour tous.
• Vous soumettre un budget prévisionnel et assurer son suivi au fil des préparatifs : Pour que vous soyez sereins dans cette aventure, il est important de maîtriser votre budget. Charge au wedding-planner d’assurer des reportings réguliers et de vous avertir en cas d’éventuels dépassements. Les craquages sont répandus, rares sont les mariés qui respectent l’enveloppe initiale de départ. Mais ils doivent être pris en connaissance de cause et ne pas être subis.
• Tenir un planning et partager avec vous des points écrits et réguliers. C’est bon pour le moral et cela permet de mettre en exergue ce qui a été accompli et ce qu’il reste à faire dans la to do.
• Assurer les missions de coordination avant et pendant le Jour J : centraliser vos éventuelles demandes vis à vis des prestataires de votre mariage pendant les préparatifs mais aussi mettre en place tous les outils de liaison pour coordonner l’équipe et vos proches, le Jour J.

A noter, il ne faut pas confondre le métier de wedding-planner et celui d’event-designer. Le premier couvre l’organisation, le second la décoration de votre mariage. Certaines agences ont décidé de réunir ces deux savoir-faire au sein d’une même entité afin de garantir une harmonie d’ensemble. Mais la plupart délègue le volet stylisme à une décoratrice externe.

Comment choisir son wedding-planner © Baptiste Hauville

Combien coûte la prestation d’un wedding-planner ?

Les tarifs pratiqués par les organisateurs de mariage sont extrêmement variés. Selon les agences, vous aurez le choix entre un tarif au forfait ou une rémunération au pourcentage. Sachez que cette rémunération n’inclut pas les dépenses liées à l’organisation de votre mariage mais généralement, nous intégrons ce poste dans l’enveloppe globale budgétaire.

Si l’agence applique un pourcentage sur la globalité de votre enveloppe consacrée aux dépenses du mariage, cette rémunération oscillera généralement entre 10 à 15% du mariage. Pour imager mes propos, quelques calculs de rigueur…

Selon les sources INSEE un couple consacrerait en moyenne 11 800€ à l’organisation de son mariage. Pour un accompagnement complet, si l’agence applique une commission entre 10 et 15%, sa rémunération oscillera entre 1180 à 1770€ TTC. Pour une moyenne de 19 jours de travail en temps complet (dans le minimum des cas), soit 150 heures passées sur l’organisation du mariage, votre WP sera donc en toute logique rémunéré(e) entre 7,86€ et 11,8€ brut de l’heure. Une fois les charges enlevées, il/elle aura gagné en moyenne entre 3,93 et 5,9€ net de l’heure. Rappelons que le SMIC horaire net est de 7,51€ !

Si votre budget est de 20 000€, la commission sera entre 2000 et 3000€ soit une rémunération nette pour le WP entre 6,66 et 10€ net de l’heure. Enfin, si votre enveloppe est de 40 000€, vous réglerez en moyenne une prestation entre 4000€ et 6000€. Votre WP gagnera un salaire net oscillant entre 13,33 et 20€ de l’heure. etc…

Comment choisir son wedding-planner © Baptiste Hauville

D’autres agences optent pour une rémunération fixe au forfait. En quel cas, plusieurs critères légitiment leur tarif :

• L’expérience et la renommée de l’agence : une jeune entreprise pratiquera nécessairement des tarifs plus abordables et augmentera son niveau de rémunération à mesure du temps. Selon sa renommée, une agence plus expérimentée pourra se permettre de segmenter son offre et cibler ainsi sa clientèle.
• Le type de prestation proposée : La plupart des agences proposent des accompagnements complets ou des services à la carte. Plus le niveau d’accompagnement est haut de gamme, plus la prestation sera onéreuse. À vous d’identifier au préalable vos besoins incontournables.
• Le temps consacré à chaque mariage : Comme le fredonnait Maman, « Le temps c’est de l’argent ». De mon expérience professionnelle, je n’ai jamais compté mes heures de travail consacrées aux mariages. Une seule certitude, plus une agence en organise, plus le rapport temps/qualité diminue. À moins d’avoir un staff adapté.

Comment choisir son wedding-planner © Baptiste Hauville

Les idées reçues

Idée reçue n°1 : Faire appel à un wedding-planner va me déposséder de mon mariage et son organisation
Je parlais plus haut de la notion d’équipe et de confiance. Le wedding-planner va au contraire vous permettre de profiter pleinement de votre organisation. Il sera votre repère et votre écoute. Vous libérera des contraintes logistiques et vous laissera le meilleur. Nous gardons la tête sur les épaules pour vous laisser aller au rêve et à l’excitation. C’est aussi simple que ça :)

Idée reçue n°2 : Faire appel à un wedding-planner est un luxe réservé aux gens aisés
Heureusement non. Il existe aujourd’hui en France une grande diversité d’agences qui ont chacune leur positionnement et coeur de cible. Le coût de leur prestation est pris en compte dans l’enveloppe globale du mariage, ce qui permet à chaque couple de ne pas augmenter son budget tout en profitant des services d’un professionnel. Attention aux erreurs de casting, si vous avez un petit budget, inutile de contacter une agence haut de gamme dont les services seront inaccessibles ou un point de frustration dans votre organisation. C’est sympa d’avoir un chouette WP mais nous ne sommes pas grand chose, si faute de budget, nous ne pouvons booker les prestataires adaptés à vos envies.

Idée reçue n°3 : Mon wedding-planner va me permettre d’obtenir de super négos sur les prix, je vais donc économiser de l’argent…
Ah ! Celle-ci a la dent dure ! Combien de fois ai-je entendu cette ritournelle écorcher mes oreilles ? Oui, notre rôle est de vous accompagner dans le montage financier d’un budget cohérent avec votre enveloppe de départ. Vous amener vers des choix qui vous mettront au pain sec après les noces est hors sujet. Et si grâce à notre réseau nous sommes en mesure de vous faire profiter d’une remise préférentielle ou de gestes commerciaux, nous serons les premièr(e)s satisfait(e)s. Mais nous ne sommes pas pour autant des VRP du mariage. On ne négocie pas sa baguette de pain chez le boulanger, ni son salaire avec son boss. C’est pareil pour vos prestataires, sauf que leur rémunération est brute et qu’il leur faudra encore déduire leurs charges (et M. RSI et Mme URSAFF ont supra faim !).

Idée reçue n°4 : Mon wedding-planner est multi-tâches
Alors ne nous enflammons pas ! Il est vrai que nous aimons jouer aux Mary Poppins du mariage. Mais il y a quelques limites à notre domaine d’interventions. Nous ne sommes par exemple ni déménageur, ni femme de ménage :) En revanche, nous veillons à vous amener vers des professionnels de qualité pour que rien ne soit laissé au hasard et qu’il n’y ait pas de mauvaises surprises le Jour J.

Idée reçue n°5 : « Et vous avez un vrai travail à côté ? »
La phrase qui tue, posée de manière systématique sur les mariages. Dans l’esprit collectif, travailler dans le mariage est synonyme de passe-temps et d’amusement. Un travail saisonnier exercé en parallèle d’une activité professionnelle stable et sérieuse. Mais derrière les paillettes se cachent bel et bien des entrepreneurs dont les enjeux économiques sont réels et parfois complexes. Et tout aussi passionnés que nous sommes, nous n’en restons pas moins professionnels.

Comment choisir son wedding-planner © Baptiste Hauville

J’espère que ce décryptage du métier de wedding-planner vous aura aidé à y voir plus clair. Si vous avez des réflexions ou des craintes, n’hésitez pas à partager vos observations dans les commentaires, j’y répondrais avec grand plaisir.

© Baptiste Hauville

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