Nos conseils pour une coordination du jour J sans stress

Dernière ligne droite. Le jour de votre mariage approche, il est temps de bien penser aux derniers détails et anticiper votre planning. Afin de profiter pleinement de chaque moment, voici quelques conseils pour avancer sereinement dans cette organisation du Jour J.

Coordination de mariage : Les derniers détails avant le grand jour

À J-15 jours du mariage

• Faites le point avec chaque membre de l’équipe : Planning, interventions, factures.
• Si hébergement, il est temps de finaliser le rooming
• Mettez en relation le DJ avec vos témoins
• Avez-vous récupéré votre robe et la tenue de Monsieur ?

Coordination de Mariage © Katie Julia

À J-10 jours du mariage

• Commencez à écrire vos voeux
• Finalisez vos derniers bricolages déco
• Mettez à jour votre plan de tables en fonction des dernières réponses.
• Envoyez à votre équipe le planning horaire, la liste des contacts utiles à l’ensemble du staff 
• Demandez à chaque professionnel sa facture

La semaine du mariage

• Envoyez au traiteur le plan de tables définitif
• Envoyez au lieu le rooming définitif
• À moins que le lieu ne soit équipé, rappelez aux parents de jeunes enfants qu’il leur faudra amener : lit parapluie, jeux et DVD
•  Préparez votre valise pour le grand jour et la lune de miel.
• Finalisez les derniers paiements et préparez vos enveloppes 
• Réunissez dans un porte-vue vos documents importants : pièces d’identité, planning horaire, rooming, plan de tables en 2 exemplaires, fiche contacts

La veille du mariage

• Accueillez votre équipe de prestataires
• Accueillez vos proches qui logent sur place et orientez-les vers leurs chambres respectives
• Faites le point avec votre équipe de professionnels : Wedding-planner, lieu, décorateur, fleuriste, traiteur…
• Déléguez au maximum les tâches opérationnelles aux prestataires et/ou à vos proches
• Détendez-vous : un massage en couple, une échappée 
• Profitez de cette soirée de retrouvailles
• Couchez-vous tôt pour être en forme le lendemain !

La jour J

• Déléguez et laissez-vous porter.

Coordination de Mariage © Katie Julia

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Coordination de mariage : Le Plan de tables

Avant de vous lancer dans votre plan de tables, assurez-vous :

• D’avoir eu le retour de tous vos invités
• De savoir si certains ont des intolérances ou allergies
• De distinguez le nombre d’enfants, d’ados et d’adultes.
• De faire un point précis avec le lieu et le traiteur : une visite sur site la semaine précédent le mariage avec le maitre d’hôtel est à mon sens indispensable.
• De la capacité électrique du lieu et des besoins du traiteur et du DJ pour le bon déroulement de votre réception.

1. Le matériel

• Si le traiteur ne se charge pas de la location du matériel, faire un point précis sur ses besoins :  Buffets, tables, chaises, nappage, art de la table…
• Si le lieu met à disposition le matériel, lui demander un listing complet et les quantités pour chaque typologie de produit.
• Si vous gérer en direct la location du matériel, il faudra impérativement faire valider  le listing et les quantités à votre traiteur.  
• Afin d’éviter de mauvaises surprises sur le plan de tables, pensez à demander au lieu ou au traiteur les dimensions des tables. Pour le nappage mais aussi pour le placement de vos invités.  Par exemple, pour une table rectangulaire de 2m, comptez 8 pers par table, 10 si vous placez des convives en bout de table. Pour le nappage, afin de bien cachez les pieds, comptez en longueur 70cm H x 2m L x 70cm H = 3,4 m de long. Même exercice sur la largeur.

Coordination de Mariage © Katie Julia

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2. Le plan de Tables dans l’espace

• Demandez au lieu un plan de la salle de réception. S’il n’en possède pas, faites un croquis.
• Placez vos tables dans l’espace et pour chacune, indiquez le nom que vous avez choisi + le nombre d’invités
• Afin de permettre une bonne mise en place de la « Carcasse« , transmettez ce document au traiteur la semaine précédent le grand jour.

3. Le placement de vos invités

Les différentes options qui s’offrent à vous :

• Dîner placé par place ou par table ?

Soit vous laissez choisir vos invités de s’assoir là où ils veulent, soit vous prenez les devants et les placer selon vos souhaits. Pour la table des mariés, je conseille de placer chaque personne. Pour les tables invités, c’est selon votre envie.

• Pour la table des mariés :

La plupart des mariés optent pour une grande tablée de 12 à 18 pers. Cette table est placée généralement de manière à ce que l’ensemble des invités puissent voir les jeunes mariés.

• Qui asseoir avec qui ?

Le casse-tête commence ! Mettez vos parents à contribution en leur demandant de placer par table et/ou par place leurs amis et les cousins éloignés. Ils seront ravis et cela vous déchargera.

Pour le reste de vos invités, prenez le soin de :

• Rassemblez les personnes par affinités. L’âge et le style de vie sont tout autant de critères à prendre en compte. Si tous vos amis et vos familles se connaissent, ce sera facile. 
• Si vous avez des cadeaux d’invités homme/femme/enfant indiquez sur le listing des invités son genre : Exemple H / F ou E
• Pour les intolérances, optez pour un code couleur et reportez le sur le plan de tables.

Coordination de Mariage © Katie Julia

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Les chiffres utiles

• Pour une table rectangulaire : 200x100cm = 6 à 8 pers – 240x100cm = 8 à 10 pers
• Pour une table ronde : 120cm = 6 pers – 150cm = 8 pers – 180cm = 10 pers
• Pour une réception assise : 1m2 par pers assise + un espace de 3m de table à table
• Pour le dancefloor : 1/2 m2 par pers

Un conseil

Jouez l’économie d’énergie. Ne vous y prenez pas trop en avance. Le plan de tables changera jusqu’au Jour J et vous aurez à coup sûr des annulations de dernières heures.

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Coordination de mariage : Le planning horaire 

Avant de vous lancer dans la mise en place du planning horaire, il est essentiel de prendre du temps pour vous projeter dans votre journée et/ou week-end. Les questions que vous devez vous poser avant toute chose :

• Quels sont les moments clés de votre mariage ? 
• Qui fait quoi ? Si vous n’avez pas de wedding-planner, identifiez les personnes qui vont absorber la logistique du Jour J et affectez-leur à chacun une tâche précise. 
• Qu’est ce qui vous tient à coeur pour cette journée ?
• Qu’avez-vous envie de conserver de ce moment ?

Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous pourrez démarrer la mise en place du planning horaire qui reprendra le déroulé heure/heure de votre mariage. Anticiper chaque moment de la journée sera la clé de votre sérénité.

La veille du mariage

• À quelle heure le matériel de la réception est-il livré sur site ?
• À quelle heure aurez-vous accès au lieu de réception ?
• Y’a t-il une installation possible dès la veille du mariage ?
• Que pouvez-vous anticiper la veille du mariage pour éviter de courir partout le Jour J ?
• Avez-vous envie d’organiser la veille du mariage un « welcome diner » avec vos proches ? 

Coordination de Mariage © Katie Julia

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La jour du mariage

• Où aura lieu la préparation des mariés ? Et à partir de quelle heure ? 
• Comment gérer les repas du midi lors des préparatifs ?
• Y’a t-il des invités à récupérer à la gare ou à l’aéroport et qui s’en occupe ?
• Quels sont les temps de trajet éventuels pour se rendre à la Cérémonie ? Qui se charge de la décoration de la cérémonie et de la mise en place des différents accessoires ?
• Avez-vous envie de découvrir votre aimé avant la Cérémonie ?
• Qui gère la désinstallation de la Cérémonie et le rapatriement des bouquets ?
• Souhaitez-vous réaliser des photos de couple et de groupe, et à quel moment ?
• Qui gère les enfants en bas âges et à quel moment faut-il les faire manger ?
• À quelle heure souhaitez-vous passer à table ? (Prenez en compte la transition avec le cocktail et temps de placement des invités)
• À quel moment souhaitez-vous déguster votre dessert ?
• À quelle heure souhaitez-vous danser ?
• À quelle heure êtes-vous tenus de finir la soirée ?
• À partir de quelle heure les navettes prennent-elles le relais pour accompagner vos invités vers leur hébergement ?

Pour bien piloter votre planning, je vous engage à créer un tableau excel où vous listerez heure par heure chaque intervention. N’hésitez pas à télécharger notre matrice prête à l’emploi au format excel ou pdf.

Coordination de Mariage © Katie Julia

Coordination de mariage : La Gestion de vos prestataires

15 jours avant le mariage, recontactez par téléphone ou mail l’ensemble de vos prestataires afin de finaliser votre planning horaire. Pour chacun vous demanderez :

• Son heure d’arrivée en fonction du déroulé élaboré
• Le passage en revue de chaque prestation : Horaires et temps forts de chaque intervention. 
• Son horaire de fin de prestation afin de l’indiquer au planning
• Sa facture afin que vous puissiez d’ores et déjà le régler ou préparer son enveloppe en amont : ON NE SORT PAS LE CARNET DE CHÈQUE LE JOUR J.

Un conseil

N’oubliez pas de prévoir un repas prestataire, le soir de la noce pour chaque professionnel présent. La plupart d’entre eux auront travaillé dur et ils apprécieront de s’assoir et de manger chaud. 

Coordination de Mariage © Katie Julia

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Coordination de mariage : La Gestion des animations surprises

Pour bien gérer vos animations surprises, il vous faudra un complice. Désignez un de vos témoins en chef d’équipe et mettez-le en relation avec le DJ.

Pour que la soirée soit bien rythmée, quelques conseils :

• Placez les discours des parents proches avant l’entrée
• Pas de discours entre l’entrée et le plat 
• Demandez subtilement à vos proches de limiter chaque animation à moins de 10 min. Sauf animation hyper punchs ou très peu d’animations, le risque est de perdre le rythme et que vos invités ne soient plus dans l’ambiance festive.
• Évitez le tunnel de discours
• Demandez au DJ quel est le coût supplémentaire pour la location et la prise en charge d’un rétro-projecteur et d’un écran. Dans 80% des mariages, les proches prévoient toujours une vidéo et/ou une diapo. Cela évite le casse-tête pour vos proches de louer le matériel.
• Pour profiter au maximum du dancefloor, démarrez la soirée dansante au plus tard à Minuit et demi.

Afin de bien coordonner ces interventions, vos invités devront fournir au deejay les infos suivantes :

1. Type d’intervention : Discours, Chanson, Vidéo ou Diaporama
2. Personnes intervenants (spécifier le lien avec les mariés : Parents, Témoin, frères, soeurs, ou amis)
3. Rétroprojecteur + écran : OUI ou NON
4. Timing de l’intervention :
5. Nombre de participant(s) :

Et établir un ordre de passage. Votre chef d’équipe devra aussi fournir ce planning au traiteur.

Un conseil 

Pour les animations vidéos, vos invités devront amener leur matériel (Ordinateur + adaptateurs mac). Spécifiez-le dès le départ.